Das lernst du
Das Dashboard aus Projekt 1 zeigt dir, was ansteht. Der Executive Assistant geht einen Schritt weiter: Er bewertet. Passt dein Tag zu deinen Zielen? Was hast du dir vorgenommen und nicht gemacht? Wo verlierst du Zeit?
Dafür braucht er drei Dinge: Zugriff auf Kalender und E-Mail, deine Ziele schriftlich und ein Gedächtnis über die letzten Tage.
Die drei Rituale
Termine, wichtige E-Mails und die drei Prioritäten des Tages — abgeleitet aus deinen Zielen, nicht aus deiner Inbox.
Fünf Minuten: Was ist erledigt, was nicht, was hat dich aufgehalten? Der Assistent hält es fest.
Einmal pro Woche: Fortschritt pro Ziel, Muster aus den Abendbilanzen und ein klarer Fokus für die nächste Woche.
Welcher Weg passt zu dir?
| Pfad A · Einsteiger | Pfad B · Fortgeschritten | |
|---|---|---|
| Ort | Projekt in der Claude-App | Ordner mit Claude Code |
| Gedächtnis | Projekt-Dateien und Chatverlauf | Tagebuch als Markdown-Dateien |
| Aufwand | ca. 1 Stunde | ca. 2 Stunden |
| Stärke | Läuft in der Cloud, auch mobil | Volle Historie, auswertbar über Monate |
| Plan | Claude Pro oder Max | Claude Pro oder Max |
Assistenten-Anleitung zum Mitnehmen
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Schritt 0 · Deine Ziele aufschreiben
Das gilt für beide Wege. Öffne einen neuen Chat und lass dir von Claude helfen, die Zieldatei zu schreiben:
Hilf mir, eine Zieldatei für meinen Executive Assistant zu schreiben. Stell mir nacheinander diese Fragen und warte jeweils auf meine Antwort: 1. Was willst du bis Jahresende erreicht haben? (max. 3 Ziele) 2. Woran misst du jedes Ziel? (eine Zahl oder ein klares Ergebnis) 3. Was ist dieses Quartal der wichtigste Schritt pro Ziel? 4. Welche Tätigkeiten bringen dich diesen Zielen am meisten näher? 5. Wofür verlierst du regelmäßig Zeit, obwohl es nicht zählt? 6. Wie viele Stunden pro Woche willst du maximal arbeiten? Fass am Ende alles als Markdown-Datei "ziele.md" zusammen: Ziele mit Messgröße, Quartalsschritte, Hebel-Tätigkeiten, Zeitfresser, Grenzen.
Speichere das Ergebnis als ziele.md. Du brauchst die Datei gleich.
Pfad A · Executive Assistant in der Claude-App
Schritt 1: Connectors prüfen
Öffne Customize → Connectors. Für den Assistenten brauchst du mindestens Kalender und E-Mail (z. B. Google Calendar und Gmail). Hast du Projekt 1 gebaut, ist beides schon verbunden. Optional: Notion, wenn dein Second Brain aus Projekt 2 dort liegt.
Schritt 2: Projekt anlegen
Lege ein Projekt „Executive Assistant“ an. Lade ziele.md als Projekt-Datei hoch und füge unter Instructions ein:
Du bist mein Executive Assistant. Ich bin [Rolle, z. B. Berater und Gründer]. Grundlage für jede Bewertung ist die Datei ziele.md in diesem Projekt. Haltung: - Ehrlich statt freundlich. Wenn mein Tag nicht zu meinen Zielen passt, sag es. - Konkret: Nenne Termine, Mails und Aufgaben beim Namen. - Kurz: Briefings passen auf einen Handybildschirm. Wenn ich "morgen" schreibe -> Morgenbriefing: 1. Termine heute mit Uhrzeit. Markiere Konflikte und fehlende Vorbereitung. 2. Bis zu 5 E-Mails, die heute eine Antwort brauchen. 3. Die 3 Prioritäten des Tages, jeweils mit Bezug auf ein Ziel aus ziele.md. 4. Ein Satz: Was ich heute bewusst NICHT tun sollte. Wenn ich "abend" schreibe -> Abendbilanz: Stell mir diese Fragen nacheinander: 1. Welche der 3 Prioritäten hast du erledigt? 2. Was hat dich heute aufgehalten? 3. Was nimmst du mit in morgen? Fass meine Antworten danach in 3 Zeilen zusammen und gib mir ein Tagesergebnis: Auf Kurs / Teilweise / Daneben - mit einem Satz Begründung. Wenn ich "woche" schreibe -> Wochenreview: - Fortschritt pro Ziel aus ziele.md (Ampel plus ein Satz). - Muster aus den Abendbilanzen der Woche (z. B. wiederkehrende Zeitfresser). - Fokus für nächste Woche: ein Ziel, drei konkrete Schritte. Regeln: - Keine E-Mails senden, keine Termine ändern ohne meine Bestätigung. - Steht etwas nicht in Kalender, Mail oder ziele.md, frag nach statt zu raten.
Schritt 3: Ersten Durchlauf testen
Öffne im Projekt einen neuen Chat und schreib nur:
morgen
Prüfe drei Dinge: Stimmen die Termine? Sind die Prioritäten wirklich aus deinen Zielen abgeleitet? Passt die Länge? Schärfe nach, bis es sitzt:
Die Prioritäten sind zu allgemein. Nenne immer die konkrete Aufgabe, nicht das Ziel. Ignoriere Newsletter und automatische Benachrichtigungen bei den E-Mails. Wenn ein Termin keine Agenda hat, schlag mir 3 Stichpunkte zur Vorbereitung vor.
Übernimm alles, was funktioniert, direkt in die Instructions.
Schritt 4: Morgenbriefing automatisch
Richte eine geplante Aufgabe ein: werktags um 07:00. Aufgabe: Erstelle mein Morgenbriefing nach den Regeln in diesem Projekt (Termine, E-Mails mit Antwortbedarf, 3 Prioritäten mit Zielbezug, ein bewusstes Nein). Grundlage: Kalender, E-Mail und ziele.md.
Schritt 5: Abendbilanz als Erinnerung
Die Abendbilanz braucht deine Antworten. Die geplante Aufgabe bereitet sie deshalb nur vor und stellt dir die Fragen:
Richte eine geplante Aufgabe ein: werktags um 18:30. Aufgabe: Schau, welche Termine heute stattgefunden haben, und nenne die 3 Prioritäten aus dem heutigen Morgenbriefing. Stell mir dann die drei Fragen der Abendbilanz. Ich antworte in diesem Chat.
Schritt 6: Wochenreview
Richte eine geplante Aufgabe ein: jeden Freitag um 17:00. Aufgabe: Wochenreview nach den Regeln in diesem Projekt. Nutze die Abendbilanzen dieser Woche, meinen Kalender und ziele.md. Schlag mir am Ende vor, ob ziele.md angepasst werden sollte - ändere sie nicht selbst.
Alle drei Aufgaben findest du unter Scheduled. Dort kannst du Uhrzeiten ändern oder eine Aufgabe sofort ausführen.
Beantworte die Abendbilanz auch vom Handy. Drei kurze Sätze reichen. Je mehr Abende drin sind, desto treffender wird das Wochenreview.
Pfad B · Assistenten-Ordner mit Claude Code
Hier bekommt dein Assistent ein echtes Gedächtnis: Jeder Tag landet als Datei in einem Tagebuch. Nach drei Monaten kann er dir sagen, an welchen Wochentagen du am meisten schaffst und welche Termine dich regelmäßig ausbremsen.
Du brauchst: Claude Code (Desktop-App, Tab Code, oder Terminal), deine Connectors für Kalender und E-Mail und einen Ordner, z. B. ~/assistant.
Schritt 1: Ordner anlegen
Lege ziele.md in den Ordner und öffne Claude Code darin:
Leg in diesem Ordner die Struktur für meinen Executive Assistant an: - ziele.md -> liegt schon da, nicht verändern - tagebuch/ -> eine Datei pro Tag: JJJJ-MM-TT.md - wochen/ -> eine Datei pro Woche: JJJJ-KW.md - vorlagen/tag.md -> Abschnitte: Briefing, Prioritäten, Bilanz, Ergebnis - CLAUDE.md -> Regeln (siehe nächster Schritt)
Schritt 2: Regeln in die CLAUDE.md
# Executive Assistant – Regeln - Grundlage für jede Bewertung ist ziele.md. Diese Datei änderst du nie selbst. - Jeder Tag bekommt eine Datei in tagebuch/ nach vorlagen/tag.md. - Ehrlich statt freundlich: Passt der Tag nicht zu den Zielen, sag es. - Prioritäten immer als konkrete Aufgabe mit Bezug auf ein Ziel. - Tagesergebnis: Auf Kurs / Teilweise / Daneben, mit einem Satz Begründung. - Keine E-Mails senden, keine Termine ändern ohne meine Bestätigung. - Fehlt eine Information, frag nach statt zu raten.
Schritt 3: Drei Skills für die Rituale
Erstelle drei Skills: 1. "morgen": liest Kalender und E-Mail von heute plus ziele.md und die letzten 3 Tagebuch-Einträge. Schreibt Briefing und 3 Prioritäten in die heutige Tagebuch-Datei und zeigt sie mir kompakt an. 2. "abend": liest die heutige Tagebuch-Datei, stellt mir die drei Fragen (erledigt? aufgehalten? mitnehmen?), trägt meine Antworten unter Bilanz ein und setzt das Tagesergebnis. 3. "woche": liest alle Tagebuch-Einträge der Woche und ziele.md, schreibt das Wochenreview nach wochen/ (Ampel pro Ziel, Muster, Fokus nächste Woche) und schlägt Änderungen an ziele.md vor, ohne sie selbst vorzunehmen.
Test: /morgen, abends /abend, freitags /woche.
Schritt 4: Auswertungen über Monate
Nach ein paar Wochen wird das Tagebuch wertvoll:
Lies alle Tagebuch-Einträge seit [Datum]. An welchen Wochentagen erreiche ich am häufigsten "Auf Kurs"? Was haben diese Tage gemeinsam? Welche Zeitfresser tauchen in den Abendbilanzen am häufigsten auf? Schlag mir für die Top 3 je eine konkrete Gegenmaßnahme vor. Wie viele meiner Tagesprioritäten zahlen auf Ziel 2 ein? Ist das genug?
Schritt 5: Automatisch starten
Richte drei geplante Aufgaben im Ordner ~/assistant ein: - werktags 07:00: Skill morgen ausführen - werktags 18:30: Skill abend vorbereiten und mir die Fragen stellen - freitags 17:00: Skill woche ausführen
Diese Aufgaben brauchen deine lokalen Dateien und laufen deshalb auf deinem Rechner. Der muss zu den Uhrzeiten an sein und die Claude-Desktop-App laufen. Ist der Rechner morgens noch aus, starte /morgen einfach von Hand.
Das Zusammenspiel mit Projekt 1 und 2
Wenn es hakt
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Briefing enthält falsche oder keine Termine | Kalender-Connector prüfen und mit „Zeig mir meine Termine von heute“ testen |
| Prioritäten haben nichts mit den Zielen zu tun | In ziele.md die Hebel-Tätigkeiten konkreter formulieren |
| Briefing ist zu lang | In den Instructions eine Obergrenze setzen, z. B. „maximal 12 Zeilen“ |
| Geplante Aufgabe lief nicht (Pfad B) | Rechner und Desktop-App müssen zur Uhrzeit laufen; sonst Skill von Hand starten |
Deine 2-Minuten-Aufgabe
Woran würdest du merken, dass diese Woche gut war?
Genau das gehört in deine ziele.md. Der Assistent prüft ab jetzt jeden Tag dagegen.
Dein Aktionsplan
Der Executive Assistant wird später Teil deines Agenten-Teams. In Projekt 5 bekommt er vom Chief of Staff Aufgaben wie „Aufnahme-Slots blocken“ zugewiesen.
Dein nächster Schritt
Schreib heute deine drei Ziele auf — morgen früh wartet dein erstes Briefing.
Solche praxisnahen Systeme schicke ich jede Woche per Newsletter — ein System, ein Tool, ein Prompt. Kurz, konkret, sofort anwendbar.
Passt dazu
Christopher Thanisch
Ich übersetze KI in brauchbare Systeme für den Arbeitsalltag — Systeme statt Hypes.