Finance Agent — Zahlen aktuell, Zahlungen bei dir.

Der Finance Agent unterstützt bei Rechnungen, Ausgaben, Zahlungseingängen, Cashflow und finanziellen Übersichten.

Seine Aufgabe ist es, finanzielle Informationen verständlich und aktuell aufzubereiten. Er soll Unstimmigkeiten früh erkennen, aber keine unkontrollierten finanziellen Entscheidungen treffen.

1. Aufgaben des Finance Agents

Der Agent kann:

• Ausgaben kategorisieren
• Belege Rechnungen zuordnen
• offene Rechnungen überwachen
• Zahlungseingänge prüfen
• überfällige Forderungen markieren
• Konten abgleichen
• Unstimmigkeiten erkennen
• Cashflow-Prognosen erstellen
• wiederkehrende Kosten erkennen
• Finanzberichte zusammenfassen
• Budgets überwachen
• Zahlungserinnerungen vorbereiten
• Daten für Steuerberater oder Finanzverantwortliche aufbereiten

Nicht seine Aufgabe

Der Agent sollte nicht eigenständig:

2. Rolle im Agentensystem

Der Finance Agent arbeitet mit mehreren anderen Agenten zusammen:

Beispiele:

• Der Sales Agent meldet einen neuen Auftrag.
• Der Finance Agent prüft Zahlungsbedingungen und erwarteten Zahlungseingang.
• Der Inbox Agent erkennt eine Rechnung.
• Der Finance Agent ordnet sie einer Kostenkategorie zu.
• Der Chief of Staff erhält eine Meldung über eine ungewöhnlich hohe Ausgabe.

3. Finanzbereiche

Definiere klare Kategorien:

Umsatz
Offene Forderungen
Eingangsrechnungen
Ausgaben
Personalkosten
Abonnements
Steuern
Rückerstattungen
Bankbewegungen
Cashflow
Budget
Gewinn und Verlust
Anlagevermögen
Sonstiges

Typische Statuswerte

Neu
Zu prüfen
Freigegeben
Zur Zahlung vorbereitet
Bezahlt
Überfällig
Unklar
Abgelehnt
Storniert
Abgeglichen

4. Wissensbasis

Lege für den Finance Agent eine eigene Struktur an:

/Finance Agent
  /01_Chart_of_Accounts
  /02_Budgets
  /03_Invoice_Rules
  /04_Payment_Terms
  /05_Expense_Policies
  /06_Recurring_Costs
  /07_Financial_Reports
  /08_Tax_Documents
  /09_Approval_Matrix
  /10_Finance_Templates

Wichtige Dokumente

• Kontenplan
• Budget
• Ausgabenrichtlinie
• Zahlungsfreigaben
• Zahlungsfristen
• Umsatzsteuerregeln
• Lieferantenliste
• wiederkehrende Kosten
• Rückerstattungsrichtlinie
• Monatsberichte
• Genehmigungsmatrix
• Ansprechpartner im Finanzbereich

Genehmigungsmatrix

Bis 100 €:
Abteilungsverantwortlicher

100–1.000 €:
Geschäftsführung oder Finanzverantwortlicher

Über 1.000 €:
Geschäftsführung

Neue wiederkehrende Kosten:
Immer menschliche Freigabe

Die genauen Grenzen müssen an das Unternehmen angepasst werden.

5. Benötigte Verbindungen

Buchhaltungssoftware

Zum Beispiel:

• QuickBooks
• Xero
• DATEV
• sevDesk
• Lexoffice
• Sage

Bank und Zahlungsanbieter

Zum Beispiel:

• Bank-Feed
• Stripe
• PayPal
• Shopify Payments
• GoCardless

Rechnungs- und Dokumentenspeicher

Zum Beispiel:

• Google Drive
• SharePoint
• Dropbox
• Notion
• DMS-System

CRM

Für:

• Vertragswerte
• Angebote
• erwartete Umsätze
• Zahlungsstatus
• Kundenhistorie

E-Mail

Für:

• Rechnungen
• Zahlungsbestätigungen
• Mahnungen
• Lieferantenkommunikation
• Rückerstattungsanfragen

Aufgabenverwaltung

Für:

• offene Finanzaufgaben
• Freigaben
• Rückfragen
• Zahlungsfristen
• Monatsabschluss

Der Finance Agent sollte am Anfang fast ausschließlich Leserechte besitzen.

6. Rechnungsverarbeitung

Schritt 1: Rechnung erkennen

Der Agent erkennt:

• Rechnungsnummer
• Lieferant
• Rechnungsdatum
• Leistungszeitraum
• Betrag
• Währung
• Fälligkeitsdatum
• Zahlungsbedingungen
• Steuerbetrag
• Bankdaten
• Bestell- oder Vertragsbezug

Schritt 2: Plausibilität prüfen

Er prüft:

• Ist der Lieferant bekannt?
• Gibt es eine passende Bestellung?
• Stimmen Betrag und Vertrag überein?
• Ist die Rechnung doppelt?
• Ist die Bankverbindung verändert?
• Ist die Leistung erbracht?
• Ist die Steuerangabe plausibel?
• Ist die Rechnung fällig?

Schritt 3: Kategorie vorschlagen

Vorgeschlagene Kategorie:
Software-Abonnement

Begründung:
Rechnung stammt von einem bekannten SaaS-Anbieter
und entspricht einem wiederkehrenden Monatsbetrag.

Freigabe:
Finanzverantwortlicher

Schritt 4: Freigabe vorbereiten

Der Agent erstellt einen Vorschlag, aber keine automatische Zahlung.

7. Ausgabenprüfung

Jede Ausgabe sollte möglichst diese Informationen enthalten:

Ausgabe-ID
Datum
Betrag
Währung
Lieferant
Kategorie
Kostenstelle
Beleg
Vertragsbezug
Wiederkehrend
Freigabestatus
Zuständige Person
Bemerkung

Auffälligkeiten

Der Agent sollte markieren:

• ungewöhnlich hohe Beträge
• neue Lieferanten
• doppelte Belege
• geänderte Bankdaten
• fehlende Belege
• Kosten außerhalb des Budgets
• unerwartete Abonnements
• mehrfach abgerechnete Leistungen
• ungewöhnliche Zahlungsfristen

8. Forderungsmanagement

Der Agent sollte offene Forderungen überwachen:

Rechnung:
Kunde:
Betrag:
Rechnungsdatum:
Fälligkeitsdatum:
Tage überfällig:
Letzter Kontakt:
Zahlungsstatus:
Nächste Aktion:
Risiko:

Beispielhafte Kategorien

Noch nicht fällig
1–7 Tage überfällig
8–30 Tage überfällig
31–60 Tage überfällig
Über 60 Tage überfällig
Streitige Forderung
Zahlungsplan

Der Agent kann Zahlungserinnerungen vorbereiten, sollte sie aber nur nach Freigabe versenden, besonders bei wichtigen Kunden oder streitigen Forderungen.

9. Cashflow-Prognose

Der Agent sollte nicht nur den aktuellen Kontostand zeigen.

Eine einfache Prognose enthält:

Aktueller Kontostand
+ erwartete Zahlungseingänge
- fällige Rechnungen
- wiederkehrende Kosten
- Löhne und Gehälter
- Steuern
- geplante Ausgaben
= erwarteter Kontostand

Prognosezeiträume

• 7 Tage
• 30 Tage
• 60 Tage
• 90 Tage

Unsicherheiten

Der Agent sollte unterscheiden zwischen:

• sicheren Zahlungseingängen
• wahrscheinlichen Zahlungseingängen
• möglichen Verkäufen
• bereits fälligen Ausgaben
• geplanten, aber nicht genehmigten Ausgaben

10. Monatsabschluss

Der Finance Agent kann den Monatsabschluss vorbereiten:

MONATSABSCHLUSS
Umsatz:
[Wert]
Ausgaben:
[Wert]
Offene Forderungen:
[Wert]
Offene Verbindlichkeiten:
[Wert]
Cashflow:
[Wert]
Wichtigste Veränderungen:
[Zusammenfassung]
Budgetabweichungen:
[Abweichungen]
Fehlende Belege:
[Liste]
Ungeklärte Buchungen:
[Liste]
Risiken:
[Liste]
Benötigte Entscheidungen:
[Liste]

Er sollte dabei klar markieren, welche Daten noch nicht final geprüft sind.

11. Instruktionen für den Finance Agent

ROLLE
Du bist der Finance Agent eines Unternehmens.
Du unterstützt bei der strukturierten Verarbeitung und Analyse finanzieller Informationen. Du kategorisierst Ausgaben, überwachst Rechnungen, analysierst Zahlungseingänge und bereitest Finanzberichte vor.
Du bist kein Steuerberater, Rechtsberater oder alleiniger Zahlungsfreigeber.
HAUPTAUFGABEN


Kategorisiere Ausgaben.


Prüfe Rechnungen auf Vollständigkeit und Plausibilität.


Ordne Belege und Transaktionen zu.


Überwache offene Forderungen.


Markiere überfällige Zahlungen.


Prüfe wiederkehrende Kosten.


Erstelle Cashflow-Prognosen.


Fasse Finanzberichte zusammen.


Erkenne Budgetabweichungen.


Melde Unstimmigkeiten und Risiken.


Bereite Zahlungserinnerungen und interne Aufgaben vor.


GRUNDSÄTZE


Erfinde niemals Beträge, Transaktionen oder Kontodaten.


Trenne Fakten, Annahmen und Empfehlungen.


Verwende immer die aktuellste verfügbare Quelle.


Nenne Quelle und Aktualisierungszeitpunkt.


Markiere ungeprüfte oder vorläufige Zahlen.


Führe keine Zahlungen aus.


Ändere keine Bankdaten ohne menschliche Prüfung.


Buche keine Rechnung endgültig ohne Freigabe.


Gib keine verbindliche Steuer- oder Rechtsberatung.


Weise auf fehlende Belege und widersprüchliche Daten hin.


Bei hohen oder ungewöhnlichen Beträgen ist eine menschliche Freigabe erforderlich.


PRÜFUNG VON RECHNUNGEN
Prüfe:


Rechnungsnummer


Lieferant


Rechnungsdatum


Betrag


Währung


Steuerbetrag


Fälligkeitsdatum


Bankdaten

12. Übergabe an den Chief of Staff

AGENT:
Finance Agent
AUFGABE:
Finanzielle Auffälligkeiten der vergangenen Woche prüfen.
STATUS:
Erledigt
ZUSAMMENFASSUNG:
Die Zahlungseingänge liegen 8 % unter der Prognose. Drei Rechnungen sind mehr als 14 Tage überfällig. Außerdem wurde ein neues Software-Abonnement mit monatlichen Kosten von 249 € erkannt.
WICHTIGE ZAHLEN:


erwartete Zahlungseingänge: 38.000 €


tatsächliche Zahlungseingänge: 34.960 €


überfällige Forderungen: 3


neue wiederkehrende Kosten: 249 € monatlich


AUFFÄLLIGKEITEN:
Die Bankverbindung eines Lieferanten wurde gegenüber der letzten Rechnung geändert.
RISIKO:
Hoch – Bankdaten sollten vor einer Zahlung manuell bestätigt werden.
EMPFEHLUNG:


Lieferanten telefonisch über einen bekannten Kontakt bestätigen.


Zahlung bis zur Prüfung zurückhalten.


Überfällige Forderungen priorisieren.


Neues Abonnement freigeben oder ablehnen.


BENÖTIGTE ENTSCHEIDUNG:
Freigabe des neuen Abonnements.
FREIGABE ERFORDERLICH:
Ja.

13. ChatGPT-Einrichtung

1. Verbinde Buchhaltung oder Finanzsystem.
2. Verbinde Bank-Feeds und Zahlungsanbieter, sofern verfügbar.
3. Verbinde E-Mail und Dokumentenspeicher.
4. Lade Kontenplan, Ausgabenrichtlinien und Genehmigungsmatrix hoch.
5. Erstelle den Finance Agent als Workflow oder Bestandteil des Agentensystems.
6. Füge die Instruktionen ein.
7. Aktiviere zunächst nur:
   • Lesen
   • Abgleichen
   • Zusammenfassen
   • Auffälligkeiten melden
8. Teste mit abgeschlossenen Perioden.
9. Aktiviere Rechnungsvorschläge und Entwürfe.
10. Lasse Zahlungen immer menschlich freigeben.

Besonders wichtig sind getrennte Konten- und App-Berechtigungen. Der Agent sollte nicht mehr Zugriff erhalten, als er für seine Aufgabe benötigt.

14. Claude-Einrichtung

1. Erstelle ein Projekt Finance Agent.
2. Lade Kontenplan, Richtlinien und Vorlagen hoch.
3. Ergänze die Projektanweisungen.
4. Verbinde Buchhaltung, Zahlungsanbieter und Dokumentenspeicher über verfügbare Connectors.
5. Aktiviere nur Lese- und Analysefunktionen.
6. Teste Rechnungs- und Ausgabenklassifizierung.
7. Prüfe Cashflow-Zusammenfassungen gegen bekannte Finanzberichte.
8. Aktiviere Entwürfe für Zahlungserinnerungen.
9. Aktiviere keine automatischen Zahlungen ohne separates Freigabesystem.

15. Erste Testaufgaben

Test 1: Rechnung prüfen

Prüfe diese Rechnung auf Vollständigkeit, Plausibilität,
mögliche Doppelzahlung und notwendige Freigabe.
Führe keine Zahlung aus.

Test 2: Offene Forderungen

Liste alle überfälligen Forderungen auf.
Ordne sie nach Alter, Betrag und Risiko.
Schlage für jede Forderung eine nächste Aktion vor.

Test 3: Cashflow

Erstelle eine 30-Tage-Cashflow-Prognose.
Trenne sichere, wahrscheinliche und unsichere Zahlungseingänge.

Test 4: Budgetabweichungen

Vergleiche die aktuellen Ausgaben mit dem Budget.
Markiere alle wesentlichen Abweichungen und nenne mögliche Ursachen.

Test 5: Betrugsprüfung

Prüfe diese Rechnung auf verdächtige Merkmale.
Bewerte besonders Bankdaten, Lieferant, Betrag und Zahlungsfrist.

16. Kennzahlen

Geeignete Kennzahlen sind:

• Anteil korrekt kategorisierter Ausgaben
• Anzahl erkannter Doppelrechnungen
• Zeit bis zur Rechnungsprüfung
• Anzahl ungeklärter Buchungen
• überfällige Forderungen
• durchschnittliche Zahlungsdauer
• Prognosegenauigkeit des Cashflows
• Budgetabweichungen
• Anzahl ungewöhnlicher Transaktionen
• fehlende Belege
• menschlicher Korrekturaufwand

Eine besonders wichtige Kennzahl ist:

Wie früh erkennt der Agent finanzielle Risiken, bevor daraus ein tatsächlicher Schaden entsteht?

17. Typische Fehler

Automatische Zahlungen

Zahlungen gehören in einen separaten, kontrollierten Freigabeprozess.

Steuerberatung simulieren

Der Agent darf Informationen vorbereiten, aber keine verbindliche steuerliche Einschätzung abgeben.

Ungeprüfte Bankdaten

Änderungen von Bankverbindungen müssen immer über einen unabhängigen Kontakt bestätigt werden.

Nur Kontostand betrachten

Cashflow bedeutet nicht nur, wie viel Geld heute vorhanden ist, sondern auch, welche Ein- und Auszahlungen bevorstehen.

Fehlende Quellen

Jede Zahl sollte auf eine Quelle und einen Zeitpunkt zurückführbar sein.

Vorläufige Zahlen als final darstellen

Der Agent muss klar zwischen vorläufigen und geprüften Werten unterscheiden.

18. Empfohlene Einführung

Woche 1:
- Kontenplan und Ausgabenkategorien definieren
- Genehmigungsgrenzen festlegen
- aktuelle Finanzquellen dokumentieren
- historische Rechnungen testen

Woche 2:
- Rechnungserkennung und Kategorisierung testen
- offene Forderungen analysieren
- doppelte oder fehlende Belege suchen

Woche 3:
- Cashflow-Berichte erstellen
- Budgetabweichungen melden
- Chief of Staff mit Finanzbriefings versorgen

Woche 4:
- Zahlungserinnerungen als Entwurf vorbereiten
- interne Freigabeprozesse integrieren
- keine autonomen Zahlungen aktivieren

Der Finance Agent ist gut eingerichtet, wenn Finanzdaten nachvollziehbar strukturiert sind, offene Forderungen nicht übersehen werden, ungewöhnliche Vorgänge früh auffallen und jede Zahlung eine klare menschliche Freigabe besitzt.

Christopher Thanisch

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